IT-제3의(3rd)플랫폼과 그룹웨어로 넓은 사용자층을 만들어낸다.

IT-제3의(3rd)플랫폼과 그룹웨어로 넓은 사용자층을 만들어낸다.

기업 내에는 많은 정보시스템이 있습니다. ERP(전사적 자원관리), CRM(고객관리), MES(생산관리), SCM(공급망관리) 등의 정보시스템은 제조기업에서 비즈니스의 중추적인 역할을 담당하고 있는 시스템으로, 그 중요성은 회사의 경쟁력을 좌우할 수 있는 수준입니다. 그 외에도 많은 시스템들이 있습니다. 그런데 업무에 핵심적인 이런 시스템 중에서 장애 발생시 시스템 운영 담당자를 가장 힘들게 하는 것은 무엇일까? 그건 어쩌면 그룹웨어일지도 모릅니다. 그렇다고 그룹웨어가 기업에서 가장 중요한 IT 시스템인 것은 아닙니다. 다만 사용자층이 너무 광범위한 게 문제입니다.

그룹웨어는 조직 내에서 가장 넓은 범위의 사용자층을 가진 정보시스템입니다. 기업 내에서 그룹웨어의 사용자층은 대표에서부터 신입사원까지 전체 직원입니다. 전체 직원이 반드시 사용해야 하는 정보시스템은 의외로 많지 않습니다. ERP는 각 기능별로 해당 업무와 관련된 직원들만 제한된 권한 내에서 사용합니다. 다른 정보시스템들도 대부분 유사합니다.

하지만 그룹웨어의 주요기능은 메일, 결재, 게시, 문서관리, 메신저 등으로 전 직원이 사용해야 하는 것입니다. 특히 팀장이나 임원의 경우에는 유일하게 사용하는 정보시스템이 그룹웨어인 경우도 많습니다. 그렇기에 ERP 같은 업무시스템의 장애는 해당 시스템을 사용하는 일부 실무자들이 1차적으로 어려움을 겪지만, 그룹웨어의 장애 발생 시에는 임원들도 바로 장애발생 사실을 알 수 있습니다. 그리고 그에 대한 반응은 직접적이고 강력합니다. 시스템 장애가 발생한 지 몇 분 만에 CEO가 "IT 부서는 시스템 운영을 왜 이 이따위로 하는 거야?" 라는 반응을 보일 수 있으니 말입니다.

 

 

 

사실 그룹웨어는 중요한 시스템입니다. 사무직 근로자의 업무수행 환경이자 협업도구이며, 업무 진행을 위한 워크플로(업무 절차를 차트처럼 시스템화된 것)의 역할도 담당하고 있습니다.

모든 업무 수행의 근거가 담겨 있는 기록 보관소이기도 합니다. 그래서 대부분의 기업들이 모두 도입해 사용하고 있으며 일반적으로 회사에서 가장 많은 사용자를 보유하고 있습니다.

언제 어디서든 이용해야 하므로 모바일 정보시스템의 구현 시에 가장 우선적으로 추진된 분야도 그룹웨어입니다. 하지만 이런 그룹웨어가 도입된 지 벌써 20년 가까이 흘렀습니다. 도입일 빨랐던 기업들은 1990년대에 이미 도입했고, 비교적 도입이 늦은 기업이라고 해도 2000년대 초반에는 도입한 시스템입니다. 그리고 현재는 많은 기업에서 그룹웨어 기능의 일부를 모바일 기기에서도 활용할 수 있도록 모바일 서비스를 구현하고 있습니다. 

PC 중심의 1ST 플랫폼, 네트워크 기반의 2nd 플랫폼, 그리고 모바일 중심의 3rd 플랫폼

하지만 이제 그룹웨어에도 변화가 필요할 때입니다. 언젠가 시장분석기관인 IDC가 주관하는 컨퍼런스에서 제3의(3rd, 써드) 플랫폼에 대한 발표를 들었습니다. 첫 플랫폼인 PC와 제2의 플랫폼인 웹 기반에서 모바일, 소셜 네트워크, 클라우드, 빅데이터를 주축으로 하는 제3의 정보시스템 플랫폼에 대한 내용이었습니다. 그 발표를 들으며 그룹웨어가 앞으로 가야할 길을 생각해보게 되었습니다.

우리가 속한 기업의 그룹웨어도 도입한 지 이미 10년 가까이 된 플랫폼입니다. 물론 그전에 사용하던 시스템을 업그레이드한 것입니다. 다른 기업과 마찬가지로 웹기반의  PC환경이 주 플랫폼이고 3년 전부터 PC 기반의 일부기능을 모바일 기기에서 사용할 수 있도록 모바일 그룹웨어 서비스를 개발해 제공하고 있습니다. 그리고 이미 차세대 그룹웨어를 구현하기 위한 고민을 하고 있으며, 시스템 운영을 담당하고 있는 팀과 미래의 구현 전략에 대한 협의를 진행하고 있습니다.

그렇다면 향후 그룹웨어가 나아가야 할 방행은 어떤 모습일까?

가장 먼저 누구나 공감할 수 있는 방향은 모바일 기기, 즉 스마트폰과 태블릿을 메인 단말기로 활용하는 것입니다. 지금처럼 PC가 주 단말기이고 모바일이 보조가 아니라, 모바일이 주 단말기이고 PC가 보조가 되는 모습입니다., 이것이 가지는 의미는 매우 큽니다. 무선통신, 센서, 카메라, 동작인식, 음성 인터페이스, 위치기반 등의 요소들이 복합적으로 적용된, 사람 중심의 UX를 기반으로 하는 새로운 그룹웨어를 의미합니다.

 

 

 

 

텍스트 기반의 정보 이외에 전화와 화상회의를 통합하는 모습이 될 것입니다. 또한 HTML 5(웹 프로그래밍 언어 HTML의 최신 규격)와 같은 표준 UI를 활용해 단말키에 구속되지 않는 인터페이스를 제공하는 것이 바람직합니다. 향후 모바일 기기에 대한 지급 정책이 어떻게 발전할지 속단할 수는 없으나 현재까지는 BYOD 정책이 가장 유력하다고 생각되기 때문에 사용 가능한 단말기의 제약은 피해야 합니다. 그다음으로는 소셜 네트워크의 통합과 UI의 고도화입니다. 오늘날의 그룹웨어는 사내 메신저 및 파일 송수신 기능을 기본적으로 제공하고 있습니다. 하지만 향후 사내 소셜 네트워크 또는 페이스북, 카카오톡 등과 같은 외부 플랫폼과의 연계가 필요합니다. 텍스트 기반 커뮤니케이션 이외에 UC(Unified Communication) 기능의 통합까지 필요할 것입니다. 모바일기기의 기본적인 기능인 영상·음성 통신 기능을 그룹웨어의 기본적인 통신 기능으로 채택할 것이기 때문입니다.

한발 더 나아가 음성인식을 통한 인터페이스의 가능성도 충분하다고 봅니다. 처음 애플의 시리 서비스를 보았을 때 들었던 생각이 '이거말로 정보시스템의 궁극적인 인터페이스다' 라는 것이었습니다.

회사에서 관리자들이 가장 많이 사용하는 인터페이스가 "김 대리, 지난주 우리 회사 제품의 매출과 손익이 어떻게 되지?" 아닌가. 여기에 최근 가장 관심 많은 키워드인 빅데이터의 활용을 빼놓을 수 없습니다. 그룹웨어는 기본적으로 문서관리와 결재함 서비스를 제공하며, 텍스트 기반의 검색엔진을 연계해놓기도 합니다. 향후 10년을 바라볼 때 이 기능은 텍스트 기반의 빅데이터 분석 기술의 발전을 자연스럽게 받아들일 수 있게 하는 것입니다. 좀 더 발전시켜 회사 내부에 존재하는 수많은 비정형 정보들을 분석해 음성인식 인터페이스를 통한 질문 또는 검색 명령에 반응하는 기능까지 더해질 수 있습니다. 이 기능을 모바일 기기를 통해 언제 어디서든 활용할 수 있다면 회사의 전문 비서를 늘 대동하고 다니는 것과 같을 것입니다. 그야말로 사무직 실무자에겐 꿈과 같은 기능이 아닐까?

 

앞에서 언급한 많은 기능들을 구현하고 운영하는 것을 모두 자체적으로 해야만 하는 건 아닙니다. 클라우드 서비스의 적극적인 활용이 모색될 수 있습니다. 1차적으로 스토리지와 서버 등의 하드웨어 인프라는 외부 클라우드 서비스를 활용할 수도 있고 빅데이터 분석도 클라우드 형태로 활용할 수 있습니다. 그리고 메일, 게시, 음성인식처럼 표준화할 수 있는 서비스는 퍼블릭 클라우드의 서비스도 활용 가능합니다. 결재의 경우에는 클라우드 서비스를 활용하기에 어려움이 있겠지만 이 또한 나중에는 상황이 바뀌어 어떻게 활용될지 모를 일입니다.

IT 분야는 늘 상상을 현실로 만들어왔습니다. SF 영화에나 나오던 장면들이 현실에서 누구나 할 수 있는 일이 되도록 기술이 발전해왔기에 여기서 언급한 내용들 역시 충분히 현실에서 볼 수 있는 날이 올 것입니다. 그리고 어쩌면 그리 멀지 않은 미래에 구현될 수도 있습니다. 하지만 IT 기술이 고도로 발달해 이런 기능들이 모두 구현된 미래가 온다고 해도 그룹웨어를 운영하는 시스템 담당자들의 스트레스를 해결해주진 못할 것입니다. 시스템 장애가 발생하면 고도로 발달한 통신 시스템을 통해 임원들의 호통을 듣게 되진 않을까?

 

CRM(Customer Relationship Management) : 고객관리. 기업의 고객에 대한 정보 및 업무 관계, 사업 이력과 기타 고객과 관련된 정보를 집중적으로 관리하는 정보시스템이자 영업부서 및 마케팅부서를 위한 정보시스템입니다.

 

MES(Manufacturing Execution System) :  생산관리. 제조업 회사의 경우 공장에서 제품 생산과 관련된 일련의 생산활동 및 실적, 제조 공정 진행과 품질 등을 종합해 관리하는 시스템으로, 제조업에서 생산을 위한 핵심 시스템입니다.

 

SCM(Supply Chain Management) : 공급망관리. 원료의 효율적인 조달과 생산 설비 운영, 제품의 물류까지 전체 최적화라를 위해 관련 프로세스를 조율하는 중심시스템입니다.

 

UX(User experience) : 모바일 기기에서 다양한 기능이 사용자 관점에서 사용되는 패턴을 전체적인 관점에서 일컫는 말입니다. 화면, 소리, 진동, 움직임, 애니메이션 등 모든 사용자 인터페이스가 사용자에게 어떻게 사용되어 정보를 전달하는지에 대한 일련의 과정을 의미합니다.

 

UI(User Interface) : 전통적인 관점에서 애플리케이션의 화면을 의미하나, 모바일 기기와 같이 다양한 인터페이스 방식이 존재하는 경우도 포함합니다. 다만 UI는 UX에 비해 정적이고 단편적인 측면을 의미하는 경향이 있습니다.

 

BYOD(Bring Your Own Device) : 업무 수행을 위한 IT 기기를 회사 자산으로 구매해 지급하는 것이 아니라 임직원들이 개인적으로 구매해 사용하도록 하는 정책입니다. 회사 입장에서는 관리의 부담을 줄이고 임직원 입장에서는 선호하는기기를 사용할 수 있으나 보안을 위한 합의 및 원칙 수립이 필요합니다.

 

UC(Unified Communication) :  전화, 팩스, 이메일, 핸드폰, 메신저, 영상통화, 음성메일 등 다양한 커뮤니케이션 도구를 단일한 플랫폼으로 제공하는 것을 뜻합니다.